Trong bối cảnh hiện nay, để tồn tại và phát triển, các tổ chức cần phải có khả năng phản ứng nhanh trước những tình thế luôn biến đổi không ngừng. Điều này đòi hỏi tinh thần hợp tác và khả năng làm việc nhóm của các nhân viên. Đây là 2 yếu tố quan trọng giúp hoàn thành tốt các nhiệm vụ đã đề ra. Cuộc nghiên cứu của tôi tại cộng đồng tình báo Hoa Kỳ 1 lần nữa đã khẳng định lại điều này. Ngoài ra, cuộc nghiên cứu còn cho thấy nhiều người vẫn nhận thức sai lầm về hình thức làm việc nhóm khiến hoạt động nhóm không hiệu quả như mục đích vốn có của nó. Dưới đây là sáu trong số những nhầm tưởng thường gặp về làm việc nhóm:
1. Luôn tỏ ra đồng ý trước ý kiến của các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp nhóm hoạt động trôi chảy hơn. Và do đó, nhóm sẽ không phải lãng phí thời gian cho các cuộc tranh luận
Thật tế, cuộc nghiên cứu cho thấy điều ngược lại: những nhóm càng có nhiều tranh luận sôi nổi sẽ càng có nhiều ý tưởng sáng tạo và do đó hiệu quả làm việc càng cao. Trước đây, khi nghiên cứu các ban nhạc giao hưởng, chúng tôi nhận thấy rằng những ban nhạc chơi hơi cục cằn thường được đánh giá cao hơn so với những ban nhạc chơi đặc biệt hài hòa nhau.
2. Nên cho các thành viên mới tham gia vào nhóm vì họ sẽ mang đến nguồn sinh khí cũng như những ý tưởng mới mẽ cho nhóm. Không có họ, các thành viên cũ dễ trở nên tự mãn hoặc vô tâm trước những thay đổi trong môi trường làm việc nhóm; hoặc quá dễ dãi trước những hành vi không tốt của đồng đội.
Hợp tác với nhau càng lâu, các thành viên trong nhóm càng làm việc ăn ý nhau hơn. Dù điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng cuộc nghiên cứu đã chứng minh rằng điều này là hoàn toàn đúng. Dù trong đội bóng rổ hay trong bộ tư đàn dây thì các thành viên sẽ hợp tác hiệu quả hơn khi họ đã cùng làm việc với nhau trong 1 thời gian dài.
3. Nhóm càng đông thành viên sẽ càng có nhiều thông tin và ý tưởng hữu ích, và do đó sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
Phần lớn các nhóm làm việc đều là các nhóm ‘đông dân’. 1 nhóm với số lượng quá đông thành viên sẽ gây trở ngại cho nhóm vì nhóm càng đông thì càng có nhiều nguy cơ nảy sinh tình trạng ‘ươm lười tập thể’ (hay tình trạng ‘đi xe không trả tiền’). Ngoài ra,các thành viên trong những nhóm lớn cũng sẽ khó khăn hơn khi hợp tác với nhau. Do đó, nhóm càng nhỏ thì hiệu quả làm việc sẽ càng cao – hơn nữa còn hạn chế được những mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên trong nhóm.
4. Tương tác kiểu ‘mặt đối mặt’ giờ đây đã trở nên lỗi thời. Nhờ vào các thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại ngày nay, các thành viên trong nhóm không cần phải gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn có thể hợp tác làm việc hiệu quả.
1 nhóm làm việc không thể gặp mặt nhau để trao đổi trực tiếp là 1 bất lợi vô cùng to lớn. Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp rất có lợi đối với hoạt động nhóm. Các tổ chức chủ yếu hoạt động trong môi trường đội nhóm nhận thấy rằng dù mất thời gian và tiền bạc, nhưng các doanh nghiệp cần phải tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm gặp mặt nhau ít nhất 3 lần: khi nhóm vừa thành lập; trong quá trình làm việc và khi hoàn thành công việc.
5. Một nhóm có hoạt động hiệu quả hay không hoàn toàn phụ thuộc vào nhóm trưởng. Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa 1 nhóm làm việc hiệu quả và 1 nhóm làm việc kém hiệu quả? Hầu hết mọi người đều cho rằng câu trả lời phụ thuộc vào tính cách, hành vi và phong cách lãnh đạo của người trưởng nhóm.
Đúng là những hoạt động của người trưởng nhóm cũng góp phần tạo nên sự khác biệt này. Tuy nhiên, 3 vai trò quan trọng nhất mà người trưởng nhóm đảm nhiệm là: (1) tạo điều kiện để các thành viên tự lãnh đạo chính bản thân họ; (2) tạo lập môi trường làm việc nhóm hiệu quả; (3) huấn luyện các thành viên trong nhóm. Kết quả cuộc nghiên cứu cho thấy vai trò thứ 1 của nhóm trưởng quyết định 60% hiệu suất làm việc của nhóm; năng lực của các thành viên trong nhóm chiếm 30% và công tác huấn luyện chỉ chiếm 10%. Người trưởng nhóm thật sự đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc nhóm nhưng không quan trọng theo cách mà chúng ta vẫn thường nghĩ.
6. Nhóm làm việc có khả năng phi thường. Do đó, tất cả những gì ta cần làm là thành lập 1 nhóm toàn những người tài giỏi; đưa ra 1 mục tiêu chung chung —và nhóm sẽ giúp bạn thực hiện.
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần cân nhắc kỹ lưỡng và chuẩn bị chu đáo. Người trưởng nhóm giỏi là người sẽ đặt ra cho nhóm mình những mục tiêu cụ thể, rõ ràng phù hợp với khả năng của nhóm (liệu nhóm có đủ nguồn thông tin và sự hỗ trợ cần thiết từ phía công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không?) Thậm chí, đôi khi bạn cần phải vì quyền lợi của nhóm mà đấu tranh. Dù việc này hơi mạo hiểm, nhưng cũng rất đáng nếu nó có thể giúp nhóm bạn hoạt động hiệu quả hơn.
Trường Doanh Nhân Đắc Nhân Tâm - Dale Carnegie Vietnam
